Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin Ordinul emis de Ministerul Cercetării, Inovării și Digitalizării a actualizat Normele tehnice privind procedura de acreditare a administratorilor de arhivă electronică, precum și procedura de avizare a sistemelor electronice de arhivare.
”Astăzi am adus un element de predictibilitate pentru activitatea de Arhivare Electronică în linie cu standardele UE. Este răspunsul pe care Autoritatea pentru Digitalizarea României îl dă cetățenilor români, într-un context digital dinamic, în care evoluțiile tehnologice trebuie adaptate la nivelul sistemului administrativ. Autoritatea pentru Digitalizarea României este autoritatea de reglementare și supraveghere a întregului proces de digitalizare electronică și, în acest proces, urmărește securitatea și integritatea datelor, flexibilitatea și scalabilitatea sistemelor, simplificarea procedurilor de arhivare și standardizarea documentelor ce urmează a fi arhivate. Prin adoptarea acestui ordin, România se aliniază celor mai înalte standarde administrative, la nivel european. Este un efort al ADR și al Ministerului Cercetării, Inovării și Digitalizării pentru adoptarea tuturor tehnologiilor de criptare, a semnăturilor calificate pe termen lung, dar mai ales pentru a avea posibilitatea de a ne adapta în viitor la evoluțiile societății. În tot acest demers am acționat pentru prevenirea discriminării între documente, aplicând aceleași standarde de securitate tuturor documentelor ce vor fi arhivate electronic.
Astfel, în ceea ce privește arhivarea electronică, România se aliniază la noile prevederi ale Reg. (UE) 2024/1183 din aprilie 2024 de modificare a Reg. (UE) nr. 910/2014 în ceea ce privește instituirea cadrului european pentru identitatea digitală”, a declarat Dragoș-Cristian Vlad, președintele Autorității pentru Digitalizarea României.
Un alt aspect important se referă la introducerea și utilizarea certificatelor calificate emise în baza Reg. (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE. Până în momentul de față se utilizau doar semnăturile electronice emise în baza Legii 455/2001.
”Arhivarea electronică este încă un pas pe care Autoritatea pentru Digitalizarea României și Ministerul Cercetării, Inovării și Digitalizării îl fac pentru a oferi servicii digitale moderne, adaptate nevoilor cetățenilor, companiilor și administrației publice. Dezvoltăm un sistem de arhivare complex, adaptat atât nevoilor actuale, dar mai ales celor viitoare. Fiecare document ce va fi arhivat electronic este tratat cu aceeași responsabilitate în ceea ce privește securitatea și criptarea, asigurând validitatea acestuia pe perioade lungi. Avem în vederea simplificarea procedurilor de arhivare și introducerea standardizării pentru eliminarea tratamentului diferențiat al diferitelor documente. Suntem dedicați misiunii încredințate, de a Digitaliza România!”, a declarat Alexandra-Maria Chivu, vicepreședinte Autoritatea pentru Digitalizarea României.
Printre argumentele, respectiv beneficiile acestei modificări se numără securitatea și integritatea datelor: în era digitală, securitatea și integritatea datelor sunt esențiale indiferent de termenul de păstrare a documentelor. Tehnologiile de criptare și semnăturile electronice calificate oferă un nivel înalt de securitate, iar utilizarea lor pentru toate documentele, indiferent de durata de păstrare, ar consolida încrederea în autenticitatea și integritatea documentelor electronice. Evoluția rapidă a tehnologiei este un alt argument: având în vedere ritmul rapid al schimbărilor tehnologice, un document cu un termen de păstrare mai mic de 10 ani poate deveni rapid irelevant din punct de vedere tehnologic. Extinderea protecției semnăturilor electronice calificate la toate documentele ar asigura că acestea rămân valide și accesibile pe parcursul întregii lor perioade de păstrare.
Flexibilitate și scalabilitate sunt, de asemenea, relevante: cerințele legale, operaționale și de afaceri se pot schimba, ceea ce poate determina modificări ale termenelor de păstrare a documentelor, prin extinderea termenului de pastrare.
Simplificarea procedurilor de arhivare a fost luată în calcul: aplicarea unor reguli uniforme pentru toate documentele ar simplifica procesele de arhivare, eliminând necesitatea de a clasifica documentele în funcție de termenul lor de păstrare pentru a determina tipul de protecție necesar. Aceasta ar putea reduce erorile și ar face gestionarea documentelor mai eficientă.
Prevenirea discriminării între documente este extrem de importantă: tratarea diferită a documentelor pe baza termenului de păstrare ar putea crea o percepție de valoare diferită sau de relevanță legală. Prin aplicarea acelorași standarde de securitate tuturor documentelor, se asigură că toate sunt tratate cu aceeași seriozitate în ceea ce privește conservarea lor pe termen lung.
Biroul Comunicare Publică
Autoritatea pentru Digitalizarea României
